Взаимодействие с стейкхолдерами является одной из ключевых задач проектного менеджера. Умение выстраивать продуктивные отношения с заинтересованными сторонами позволяет повысить шансы на успешную реализацию проекта, снизить риски и достигать поставленных целей в рамках бюджета и сроков. В данной статье мы разберём, кто такие стейкхолдеры, какие типы стейкхолдеров существуют, и как правильно с ними взаимодействовать.
Кто такие стейкхолдеры?
Стейкхолдеры — это лица или группы, на которых влияют результаты проекта. Они могут инициировать проект, определять бюджет и сроки, а также участвовать в принятии ключевых решений и оценке результатов. Стейкхолдеры играют важную роль на всех этапах проекта, так как они могут вносить коррективы в план работ или даже принять решение о его прекращении. Поэтому взаимодействие с ними — важный и ответственный процесс для любого менеджера проектов.
Типы стейкхолдеров
Стейкхолдеры делятся на внутренние и внешние группы.
Внутренние стейкхолдеры
Это сотрудники компании, которые непосредственно участвуют в проекте и влияют на его результаты. К внутренним стейкхолдерам относятся:
- Директор компании, который инициирует проект и формирует запросы.
- Представители смежных команд, которые заинтересованы в проекте и помогают его реализовывать.
- Менеджер проектов, который организует все процессы и координирует работу команды.
- Рабочая группа, состоящая из специалистов различных направлений: разработчиков, менеджеров по продажам, маркетологов, бухгалтеров и операторов службы поддержки.
Внешние стейкхолдеры
Это лица или группы, которые находятся за пределами компании, но могут повлиять на проект:
- Государственные органы, регулирующие деятельность компании.
- Пользователи, которые формируют мнение о продукте и влияют на его популярность.
- СМИ и конкуренты, наблюдающие за проектом и освещающие его детали.
Как определить стейкхолдеров?
Определение стейкхолдеров — это процесс, состоящий из двух этапов: выявление заинтересованных лиц и распределение их по степени вовлечённости и влияния.
1. Выявление стейкхолдеров и сбор информации
Первый шаг менеджера проектов — провести анализ всех лиц, которые могут помочь в достижении целей проекта. Необходимо:
- Обсудить с коллегами ожидания и ограничения, такие как сроки, налоги или выбор подрядчиков.
- Изучить потребности внутренних стейкхолдеров, например, бухгалтерии, которая должна учитывать взаимодействие с налоговыми службами.
- Наладить контакты с внешними акторами, например, обсудить условия работы с платёжными сервисами.
- Собрать информацию о людях, которые заинтересованы в проекте и могут оказать влияние на его ход.
2. Распределение стейкхолдеров по степени вовлечённости и влияния
После того как стейкхолдеры выявлены, важно определить степень их вовлечённости и влияния. Это помогает установить чёткую иерархию и понимать, как часто и в какой форме обращаться к каждому из них. Стейкхолдеров можно разделить на четыре основные группы:
- Высокая вовлечённость, высокое влияние. Это ключевые стейкхолдеры, которые инициируют проект и участвуют в принятии важных решений. С ними необходимо поддерживать регулярный контакт и получать обратную связь.
- Высокая вовлечённость, низкое влияние. В эту категорию входят команды, которые активно участвуют в проекте, но не влияют на его стратегические решения. Их роль заключается в реализации задач и предоставлении экспертных советов.
- Низкая вовлечённость, высокое влияние. Это могут быть лица или отделы, которые не вовлечены в проект на постоянной основе, но могут повлиять на его реализацию. Например, финансовый отдел, который контролирует бюджет и оценивает риски.
- Низкая вовлечённость, низкое влияние. Это сторонние наблюдатели, например, СМИ или компании-конкуренты. Они не участвуют в проекте напрямую, но проявляют интерес к его развитию.
Как управлять стейкхолдерами?
Управление стейкхолдерами — это процесс, включающий планирование, информирование и вовлечение заинтересованных лиц. Вот несколько стратегий, которые помогут наладить продуктивное взаимодействие.
1. Анализ интересов стейкхолдеров
Менеджеру проекта важно понимать потребности и ожидания каждого стейкхолдера. Например, владельцы недвижимости хотят продать её по максимальной цене, покупатели — найти объект, который соответствует их запросам, банки — выдать кредит с минимальными рисками, а риэлторы — заработать комиссию. Глубокое понимание интересов позволяет построить эффективные отношения и удовлетворить запросы каждой стороны.
2. Разработка системы коммуникации
Для каждой группы стейкхолдеров нужно определить удобный способ взаимодействия. Например, с владельцами недвижимости целесообразно встречаться лично или переписываться регулярно. С покупателями можно поддерживать связь через email-рассылки, а с риэлторами — проводить тренинги и встречи. Это помогает вовремя предоставлять информацию и укреплять взаимное доверие.
3. Инициирование совместных встреч
Проведение круглых столов и встреч с представителями всех групп стейкхолдеров позволяет обсуждать актуальные вопросы и решать конфликты в рамках проекта. Это способствует более продуктивному взаимодействию и достижению общих целей.
4. Оценка и отчётность
Регулярный анализ эффективности взаимодействия со стейкхолдерами помогает улучшать процессы и корректировать стратегии. Менеджеру необходимо задавать вопросы, получать обратную связь и предоставлять стейкхолдерам актуальную информацию о ходе проекта.
Матрица и анализ стейкхолдеров
Для удобства управления стейкхолдерами рекомендуется создавать матрицу — таблицу с информацией о стейкхолдерах, их роли и контактах. Это позволяет менеджеру быстро находить нужные данные и обновлять информацию. Также можно создать дополнительную матрицу должностных обязанностей стейкхолдеров, чтобы понимать, какие задачи и к кому можно адресовать в случае необходимости.
Принципы и правила эффективного управления стейкхолдерами
Для того чтобы управление стейкхолдерами было успешным, следует придерживаться нескольких правил:
- Чётко распределяйте задачи и ресурсы между стейкхолдерами.
- Определяйте сроки и результаты работы, которые вы ожидаете.
- Постепенно увеличивайте сложность задач, чтобы стейкхолдеры могли развиваться и накапливать опыт.
- Не перегружайте сотрудников, равномерно распределяйте задачи и следите за их выполнением.
- Обеспечивайте прозрачность процессов и открытость в коммуникации.
Управление стейкхолдерами — это ключевой элемент успешного проектного менеджмента. Эффективное взаимодействие с заинтересованными сторонами позволяет реализовывать проекты в срок и в рамках бюджета, минимизировать риски и создавать продуктивные рабочие отношения. Выстраивая взаимовыгодные отношения и применяя индивидуальный подход, можно повысить шансы на успех и создать условия для долгосрочного сотрудничества.
